Aviso de Privacidad

1. Identidad del Responsable

René Alberto De Anda Vega, persona física con actividad empresarial, con RFC AAVR9508182S3, domicilio en Ciudad de México, México, es responsable del tratamiento de sus datos personales. Puede contactarnos en hello@getvacanze.com.

Vacanze es un agente de inteligencia artificial que automatiza la atención, calificación y cierre de reservaciones hoteleras a través de WhatsApp y otros canales de mensajería.

2. Definiciones

Para efectos de este Aviso, los siguientes términos tienen el significado que se les asigna a continuación:

Datos Personales son cualquier información que se refiere a una persona física identificada o identificable.

Titular es la persona física a quien corresponden los datos personales.

Responsable es quien decide sobre el tratamiento de los datos personales (Vacanze).

Encargado es la persona que trata datos personales por cuenta del Responsable (por ejemplo, proveedores de infraestructura).

Tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones efectuadas sobre datos personales, incluyendo recolección, uso, divulgación, almacenamiento o transferencia.

Datos de Uso son los datos recopilados automáticamente a partir del uso del servicio, como direcciones IP, tipo de navegador, páginas visitadas y duración de las sesiones.

Datos de Huésped son los datos personales de los usuarios finales del hotel que interactúan con el agente de Vacanze a través de WhatsApp u otros canales.

Datos Anonimizados son datos a los que se ha eliminado la información de identificación personal, de modo que no es posible identificar razonablemente al individuo.

3. Datos Personales que Recabamos

Recabamos las siguientes categorías de datos personales para prestar nuestros servicios:

De clientes hoteleros (hoteles): nombre completo, correo electrónico, número de teléfono, datos de facturación e historial de transacciones. Los datos de pago son procesados directamente por Stripe y Vacanze no almacena números de tarjeta ni información financiera sensible.

De huéspedes del hotel: nombre, número de WhatsApp, fechas de estancia, preferencias de reservación y el contenido de las conversaciones mantenidas con el agente de IA.

Datos de uso: información técnica como dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas y tiempo de uso del panel de administración.

No recabamos datos personales sensibles en los términos del artículo 3, fracción VI de la LFPDPPP (datos de salud, biometría, ideología, origen étnico, etc.).

4. Finalidades del Tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para la prestación del servicio):

• Proveer y mantener el servicio de agente de IA para hoteles
• Gestionar el acceso y la cuenta del cliente hotelero
• Procesar pagos y emitir facturas
• Automatizar la atención y reservaciones de huéspedes vía WhatsApp
• Brindar soporte técnico y atención al cliente
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio

Finalidades secundarias (puede oponerse sin afectar el servicio):

• Envío de actualizaciones, novedades y mejoras del producto
• Encuestas de satisfacción
• Análisis estadístico del uso del servicio

Si no desea que sus datos sean utilizados para finalidades secundarias, puede manifestar su negativa enviando un correo a hello@getvacanze.com con el asunto "Oposición finalidades secundarias" dentro de los 5 días hábiles siguientes a la recepción de este aviso.

5. Uso de Inteligencia Artificial

Vacanze utiliza modelos de inteligencia artificial para procesar las conversaciones de los huéspedes y generar respuestas automatizadas. En este contexto:

Las conversaciones de los huéspedes son procesadas en tiempo real por los modelos de IA para generar respuestas. Este procesamiento es necesario para la prestación del servicio.

Vacanze actúa como encargado del tratamiento respecto a los datos de los huéspedes del hotel. El hotel es el responsable de los datos de sus huéspedes y debe contar con el consentimiento o la base legal correspondiente para compartir dichos datos con Vacanze.

Los datos de conversación anonimizados y agregados pueden utilizarse para mejorar la calidad y precisión del agente. En ningún caso se utilizan conversaciones individuales identificables para entrenar modelos de manera que puedan vincular información con personas específicas.

Si no desea que sus datos anonimizados sean utilizados para este fin, puede manifestarlo a través de los medios descritos en la sección de Derechos ARCO.

6. Transferencia de Datos

Para prestar nuestros servicios, sus datos pueden ser compartidos con los siguientes terceros. Al aceptar este aviso, usted consiente dichas transferencias en los términos del artículo 36 de la LFPDPPP:

• Stripe Inc. (EUA) — procesamiento de pagos
• Meta Platforms / WhatsApp (EUA) — canal de comunicación del agente
• Anthropic PBC (EUA) — procesamiento de lenguaje natural mediante IA (modelo Claude)
• Railway (EUA) — alojamiento del backend y base de datos PostgreSQL
• Vercel Inc. (EUA) — alojamiento del dashboard y sitio web
• Cloudflare Inc. (EUA) — almacenamiento de fotos e imágenes (Cloudflare R2)
• Cloudbeds, Mews, Apaleo (EUA/Internacional) — sistemas de gestión hotelera (PMS), cuando el hotel los utiliza

Todos los proveedores están obligados contractualmente a mantener la confidencialidad de los datos y a utilizarlos únicamente para los fines descritos en este aviso. Vacanze no vende datos personales a terceros.

Si no desea que sus datos sean transferidos, puede manifestarlo conforme al procedimiento descrito en la sección de Derechos ARCO, aunque esto podría imposibilitar la prestación del servicio.

7. Retención de Datos

Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en este aviso, conforme a los siguientes criterios:

• Datos de cuenta del hotel: durante la vigencia del contrato de servicio y hasta 2 años después de su terminación
• Datos de pago y facturación: 5 años, conforme a los requisitos del SAT y la legislación fiscal aplicable
• Conversaciones de huéspedes: hasta 2 años desde la fecha de la conversación, salvo que el hotel solicite su eliminación antes
• Datos de uso y logs técnicos: hasta 12 meses

Transcurridos estos plazos, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados, salvo que exista una obligación legal que justifique su conservación por un período mayor.

8. Derechos ARCO

Usted tiene derecho a Acceder, Rectificar, Cancelar u Oponerse al tratamiento de sus datos personales (Derechos ARCO), así como a revocar el consentimiento otorgado en cualquier momento.

Para ejercer sus derechos, envíe una solicitud a hello@getvacanze.com con el asunto "Derechos ARCO" que incluya: (i) nombre completo del titular, (ii) datos de contacto para recibir la respuesta, (iii) descripción clara del derecho que desea ejercer y los datos a los que se refiere, y (iv) copia de identificación oficial.

Responderemos en un plazo máximo de 20 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud. Si su solicitud procede, tendrá 15 días hábiles adicionales para hacerla efectiva.

El ejercicio de los Derechos ARCO es gratuito. Podrá presentar quejas ante el INAI (Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales) en www.inai.org.mx si considera que su solicitud no fue atendida correctamente.

9. Cookies y Tecnologías de Rastreo

Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario y analizar el uso del servicio. Utilizamos los siguientes tipos:

Cookies esenciales. Necesarias para el funcionamiento básico del sitio y del panel de administración. No pueden desactivarse sin afectar el servicio.

Cookies funcionales. Permiten recordar sus preferencias de idioma, sesión y configuración para personalizar su experiencia.

Cookies de análisis. Nos ayudan a entender cómo se utiliza el sitio, qué páginas se visitan y cómo mejorar el servicio. Utilizamos herramientas de análisis de terceros como Google Analytics.

Puede configurar su navegador para rechazar todas las cookies o para recibir una notificación cuando se envía una cookie. Si rechaza las cookies, es posible que algunas funciones del sitio no estén disponibles. Los datos recopilados mediante cookies incluyen: dirección IP, tiempo de navegación, secciones visitadas y tipo de dispositivo.

10. Menores de Edad

El servicio de Vacanze está dirigido exclusivamente a empresas y profesionales del sector hotelero. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de 18 años. Si tiene conocimiento de que un menor ha proporcionado datos personales a través de nuestro servicio, le pedimos que nos lo informe a hello@getvacanze.com para proceder con su eliminación.

11. Seguridad

Implementamos medidas técnicas, físicas y administrativas para proteger sus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Estas medidas incluyen cifrado en tránsito mediante TLS, control de acceso por roles, autenticación segura y almacenamiento en infraestructura en la nube con altos estándares de seguridad.

Sin embargo, ningún método de transmisión por internet ni de almacenamiento electrónico es 100% seguro. En caso de una vulneración de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos conforme a los plazos y procedimientos establecidos en la LFPDPPP.

12. Transacciones Empresariales

En caso de que Vacanze participe en una fusión, adquisición, venta de activos o cualquier otra transacción corporativa, sus datos personales podrían ser parte de los activos transferidos. En ese caso, le notificaremos antes de que sus datos queden sujetos a una política de privacidad diferente, y usted tendrá la posibilidad de ejercer sus Derechos ARCO conforme a los procedimientos descritos en este aviso.

13. Requerimientos Legales

Vacanze podrá divulgar sus datos personales cuando así lo exija la ley o en respuesta a solicitudes válidas de autoridades públicas, incluyendo juzgados, autoridades fiscales o agencias gubernamentales. También podremos divulgar datos cuando sea necesario para proteger los derechos o la seguridad de Vacanze, sus clientes o el público en general, o para prevenir actividades ilegales.

14. Cambios al Aviso de Privacidad

Nos reservamos el derecho de modificar este Aviso de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios en la ley aplicable, en nuestras prácticas de datos o en los servicios que ofrecemos. Los cambios serán publicados en getvacanze.com/privacy y la fecha de "última actualización" será modificada. Cuando los cambios sean materiales, le notificaremos por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado del servicio después de dicha notificación constituirá su aceptación de los cambios.

15. Contacto

Si tiene preguntas, comentarios o solicitudes sobre este Aviso de Privacidad o el tratamiento de sus datos personales, puede contactarnos a través de los siguientes medios:

Correo electrónico: hello@getvacanze.com

Sitio web: getvacanze.com

Domicilio: Ciudad de México, México

Para quejas ante la autoridad regulatoria: INAI — www.inai.org.mx